Lic. Francisco Leal
Dirección de Investigación, DIADI/INAP
Para el diseño de los procesos se deberán tener en cuenta las siguientes cuestiones: se debe verificar que los procesos identificados permitan obtener los servicios definidos en el objetivo del macroproceso del cual se desprenden. De lo contrario, se deberán adicionar los procesos faltantes para garantizar su logro.
Mostrar cómo se organizan los flujos de información, documentos y materiales que permiten prestar los servicios. Reflejar las relaciones con destinatarios (ciudadanos/ clientes), con proveedores y entre diferentes unidades (clientes internos) u otras organizaciones, mostrando cómo se desarrolla el trabajo.
Tienen un inicio y un final bien definidos. Deben establecer la forma correcta de ejecutar las actividades de la institución. Por lo general, en el diseño de los procesos sustantivos se involucran a las diferentes unidades funcionales de la institución.
Deben establecer la forma correcta de ejecutar las actividades de la
institución.
Según Luis Agudelo Tobón, los procesos se reconocen como “buenos” o adecuados, si estos reconocen y establecen las siguientes características:
Servicio: cada proceso debe contar con un servicio bien definido que es su razón de ser en la institución. Es el resultado final que entrega el proceso ya sea para un cliente interno o externo y que debe garantizar la satisfacción de unas necesidades previamente identificadas para este. El resultado final de un proceso (el producto o servicio) se puede catalogar como tangible cuando este se trata de un bien material, o de intangible cuando este es un servicio.
Responsable: en cada proceso debe haber un responsable que está encargado de observar y mantenerlo bajo control permanente, así como de asignar los recursos necesarios para que este cumpla con su propósito. Generalmente, los responsables de los procesos son los jefes o directores de una unidad sustantiva.
Alcance: es la determinación de la responsabilidad del proceso, la cual debe indicar cuál es la calidad de la salida, es decir, la calidad del servicio en función de determinados estándares o normas. Insumos: es todo aquello (materia prima o información) que permite la producción de un bien o un servicio, y que será transformado en el entregable del proceso. Así pues, el proceso se encargará de convertir las entradas en salidas mediante actividades diseñadas para tal fin.
