Ing. Rodrigo Juárez Brenner, MBA
Cuando realizamos una gestión o ejecutamos un proceso, solemos
tener en mente desde el principio el resultado que queremos obtener y solemos darle mayor relevancia a este producto final al momento de planificar las acciones o de tomar las decisiones necesarias para cumplir con este objetivo establecido, pero es más frecuente observar casos en los que no se toman en cuenta los recursos que conlleva alcanzar dicho producto final, lo cual tiene un impacto directo en la obtención del resultado esperado.
Por tal situación, al momento de iniciar un proceso de mejora en las gestiones que se ejecutan una institución, es más fácil realizar acciones que procuren la eficacia antes que la eficiencia, ya que la primera está orientada directamente a la consecución de los fines perseguidos, mientras que la segunda está orientada al aprovechamiento adecuado de los recursos que se emplean o que se consumen durante las acciones necesarias para obtener el resultado deseado. Ambas están orientadas al aumento de la productividad en la ejecución de los procesos y son igualmente importantes en la toma de decisiones. Como se mencionó anteriormente, la eficiencia es la capacidad de administrar los recursos disponibles de la manera más apropiada y con el menor consumo posible al momento de realizar una acción o un proceso para obtener un resultado final esperado.
Esta capacidad supone una virtud, ya que se desarrolla conforme se dispone convenientemente de los recursos durante un tiempo prolongado, lo cual requiere también la implementación de una cultura que esté orientada a conseguir este efecto en las instituciones. Ser eficiente no consiste solo en la toma de decisiones puntuales, sino que conlleva un cambio completo en la mentalidad de los ejecutores del proceso, así como de las unidades que brindan apoyo al proceso y, especialmente, en los encargados de la supervisión y dirección.
La búsqueda de la eficiencia también tiene un impacto directo en el resultado final.
La búsqueda de la eficiencia también tiene un impacto directo en el resultado final y en la satisfacción de los requerimientos del interesado, ya que permite aumentar la generación de valor del producto esperado. Adicionalmente, la eficiencia también permite disponer de mejor manera los recursos con los que cuenta una institución, lo cual reduce el costo material, monetario, temporal o humano de realizar un proceso o tramitar una gestión y con ello se generan ahorros que permiten reacomodar los recursos para beneficio de la entidad y de los interesados en las actividades optimizadas o en los otros servicios que se brindan. Es común observar organizaciones o dependencias que tienen una obsesión con minimizar el consumo de recursos y que llegan al extremo de entorpecer o impedir la ejecución normal de sus actividades debido al coste que conllevan, entregando un producto mediocre a su consumidor o usuario. Por el contrario, también es posible encontrar entidades que buscan la eficacia por encima de todo, asegurándose de que sus fines se cumplan sin importar el coste, lo cual a mediano o largo plazo repercute en la ejecución y, a su vez, dificulta la obtención del objetivo final a tal punto de hacer inviable su operación. Por tal motivo, en un proceso de mejora se deben tomar en cuenta acciones que busquen tanto la eficacia como la eficiencia, ya que la acción o inacción en uno de estos factores tiene un efecto directo en la productividad y, por ende, en la generación final de valor.
La ciencia y la tecnología evolucionan progresivamente y la adopción de sus avances simplifican la ejecución de las actividades institucionales a tal punto que la búsqueda de la eficiencia en las organizaciones se convierte en algo necesario e inevitable; sin embargo, la misma tiene que ir siempre ligada a una búsqueda de la eficacia para lograr que su efecto sea el más adecuado para los beneficiarios del resultado final de un proceso o gestión. La eficiencia es un concepto dinámico que requiere de una constante evaluación y adopción, ya que los entornos en los que opera una institución también son dinámicos. La búsqueda eterna de la eficiencia es uno de los fundamentos que posibilitan el desarrollo y, por ende, una mejora en los niveles de vida de todas las personas.
