Ing. Enrique Cossich
Coordinador y Director Ejecutivo
Cuando los ciudadanos necesitan hacer algún trámite ante entidad gubernamental normalmente se les da un “listado de requisitos”, el cual indica los documentos o pasos que deberá presentar o atender para iniciar la gestión respectiva. Esos listados usualmente son hojas de papel simple o con el membrete de la institución y en ocasiones no se encuentran actualizados por lo que pueden existir “versiones” de los mismos, que causan confusión y pérdida de tiempo al usuario. Junto a esos listados se le proporcionan al usuario (algunas veces con costo) formularios que deben ser completados, como parte de los requisitos. Si el formulario tiene costo y el ciudadano comete errores al completarlo, debe adquirir uno adicional y repetir el proceso, agregado costos a su gestión. Algunas veces, sencillamente, esos formularios no están disponibles y debe retornar para adquirirlo.
Con la finalidad de reducir los inconvenientes que complican la interacción del ciudadano y los funcionarios y como parte de la implementación de las obligaciones establecidas en el Decreto 5-2021, Ley de Simplificación de Trámites y Requisitos Administrativos, las instituciones del organismo ejecutivo deberán, en los primeros seis meses de vigencia de la normativa, poner a disposición por medios electrónicos los formularios que los ciudadanos deben completar para sus respectivas gestiones a través de sus portales web institucionales. Idealmente, esos formularios deben estar en formato editable, para que los ciudadanos puedan completarlos en sus computadoras y revisarlos antes de su impresión o su envío por medios electrónicos a la dependencia gubernamental. Es importante indicar que tal como la normativa lo establece, los formularios deben ser entregados en forma gratuita al interesado. Ese es solo el primer paso, ya que, en la segunda fase, los ciudadanos podrán completar dichos formularios y presentarlos en línea, con lo cual se le evitará presentarlos en forma física en las oficinas de gobierno. Más adelante serán parte de la gestión electrónica del proceso. Además de lo anterior, y con la finalidad que el ciudadano esté debidamente enterado a cabalidad del trámite a realizar, las dependencias están obligadas a publicar en portales web informativos el listado de trámites administrativos que se pueden gestionar y para cada uno de ellos, el listado de requisitos, los costos asociados, los tiempos esperados de respuesta y la base legal del trámite.
Las instituciones del organismo ejecutivo deberán, poner a disposición por medios electrónicos, los formularios que los ciudadanos deben completar para sus gestiones.
Las anteriores obligaciones, establecidas en la referida normativa, buscan mejorar la transparencia de la gestión pública, agilizando la forma de atender al ciudadano, reduciendo la discrecionalidad del funcionario y dándole las herramientas informativas en línea, para que el interesado esté permanentemente informado de la trazabilidad de su expediente y para lo cual ya no necesitará presentarse personalmente a las dependencias con la finalidad de obtener información del avance de su gestión.
Los sistemas de trazabilidad ofrecen, además, herramientas de auditoría, con la finalidad de que pueda evaluarse la gestión de los funcionarios involucrados en la gestión de los trámites de los ciudadanos. Conforme avance la implementación de esos sistemas, se irán asociando los indicadores de gestión respectivos, como un proceso de rendición de cuentas.
