Cecilia Mansilla, instructora y experta en liderazgo, ofrece recomendaciones prácticas.
Uno de los mayores problemas de productividad en el trabajo son las reuniones planificadas, organizadas o gestionadas de manera deficiente, una realidad que, a raíz de la pandemia y del aumento del teletrabajo, se ha traspasado al mundo virtual e, incluso, ha ganado aún más preponderancia, según los expertos en entornos laborales.
Cecilia Mansilla, experta en liderazgo de reuniones laborales e instructora de Udemy, una de las plataformas de formación online más grandes del mundo, dice que “tener reuniones eficientes va más allá de gestionar bien nuestro tiempo y el de los demás”. Por eso, presenta una lista de consejos:
Prepararse
“Si la reunión fue bien planificada, contaremos con una agenda. Es importante prestarle especial atención y no solo leerla por encima. La agenda nos indica exactamente qué temas vamos a tratar en el encuentro y esto nos permite prepararnos para la reunión”, señala la experta de Udemy.
Según Mansilla, es buena práctica tener todos los materiales abiertos en distintas ventanas durante el encuentro. “La mejor forma de prepararse es informarse. Si carecemos de una agenda o recibimos el asunto o el título de la reunión, debemos contactar con el organizador, al menos 24 horas antes para preguntarle sobre qué vamos a conversar”, añade.
Organizar los entornos de trabajo
Mansilla aconseja participar de la telereunión desde el lugar más tranquilo y silencioso de la casa y con un fondo plano sin decoración, para que los interlocutores no se distraigan y puedan enfocarse en nosotros: “Además, se deben utilizar auriculares con micrófono y no solo el audio del ordenador, que capta el sonido ambiente y dificulta la escucha”. Recomienda también tener una buena silla y agua para hidratarse, así como apagar las notificaciones de redes sociales.
Normas para expresarse
“Si en el entorno virtual hablamos nosotros durante 10 minutos sin permitir ningún tipo de interacción, es probable que las personas se distraigan. Cuanto más repitamos este comportamiento, más difícil va a ser captar la atención de los asistentes”, advierte. Para Mansilla es recomendable interactuar, como mínimo, cada 7 minutos, teniendo cuidado de no abrir el micrófono y hacer perder a otra persona el hilo de su exposición.
Gestionar el tiempo y evitar interrupciones
Mansilla dice que si no contamos con un moderador durante el encuentro y trabajamos con los micrófonos abiertos, la conversación se descontrolará. Zoom tiene una función que se llama “levantar la mano”, que puede activar quien tenga una duda o consulta. Así, el orador, puede terminar su exposición sin interrupciones y, al finalizar, habilitarle el micrófono a la persona que corresponda para contestar su pregunta.
Omar Goncebat, EFE.
