Lic. Francisco Leal
Dirección de Investigación, DIADI/INAP
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Los procesos sustantivos o misionales son aquellos que constituyen la razón de ser de las entidades públicas. Son aquellas actividades únicas y exclusivas de dicha entidad, que ayudan a distinguirla de otras y, al mismo tiempo, permiten que tengan una esencia propia. Existen tres tipos: Los estratégicos, los misionales y los de soporte.
Los procesos estratégicos son aquellos que otorgan dirección a todos los órganos que componen la entidad, controlando que todas se mantengan en la misma línea general de actividades. Por otra parte, los procesos de apoyo o de soporte son aquellos que se concentran en mantener el funcionamiento y desarrollo de las actividades generales a todas las entidades públicas. Son necesarios para llevar a cabo todos los procesos estratégicos y misionales.
La caracterización o identificación es una parte necesaria y fundamental de la implementación de la gestión por procesos. Posee una gran importancia, ya que sin identificar adecuadamente los procesos que componen las actividades de una entidad no es posible iniciar su mejora o simplificación. Mediante su caracterización, podemos distinguir los diferentes procesos y dividirlos según la función y relevancia que posean al interior de la entidad y el impacto que tengan con relación al producto que se entrega a la
población.
Los procesos sustantivos constituyen la razón de ser de las entidades públicas.
Una ficha de procedimiento o ficha técnica es un documento que sirve para identificar y clasificar los procesos que integran las actividades de una entidad pública. Gracias a este instrumento se puede identificar claramente a estos, nombrándolos de una forma única.
También se identifica al responsable de dicho proceso, la finalidad que busca, las áreas que abarca, las leyes que lo sustentan y los documentos que se emiten durante este y sirven como pruebas de su desarrollo.
Se hace teniendo en cuenta las necesidades y objetivos de la institución. Existen varios tipos de ficha técnica de un proceso, y las entidades pueden utilizar las que mejor se acoplen a sus requisitos, como los diagramas de procesos, los diagramas de flujo y los cuadros de responsabilidad.
